Existe um sentimento comum entre muitos empresários em Salvador: a sensação de estar “refém” do próprio contador. Você percebe que o serviço não é bom, as guias de impostos chegam em cima da hora, o atendimento no WhatsApp é lento e, pior, você nunca recebe uma orientação estratégica para pagar menos impostos.
Mesmo assim, você não muda. Por quê? Pelo medo.
Medo de perder documentos importantes, medo da burocracia da transição, medo de ficar “descoberto” durante a troca. O mito de que “trocar de contador é como um divórcio litigioso” ainda paralisa muitos negócios na Bahia.
A verdade, porém, é bem diferente. Com a digitalização dos processos e a proteção do Código de Ética Profissional, trocar de contador hoje é um processo técnico, seguro e muito mais simples do que parece.
Na Digital.Cont, realizamos migrações toda semana. Neste artigo, vamos te entregar o checklist definitivo para você sair de uma contabilidade que te atrasa para uma que impulsiona o seu negócio, sem dores de cabeça.
Sinais de que você precisa demitir seu contador atual
Antes de falarmos do “como”, vamos validar o “porquê”. A contabilidade não serve apenas para gerar guias de pagamento; ela é o coração da inteligência do seu negócio. Se você identifica os sinais abaixo, a troca não é uma opção, é uma urgência:
- Silêncio Operacional: Você manda mensagem e demora dias para ter resposta.
- Guias com Multa: Você recebe os impostos (DAS, DARF) no dia do vencimento ou, pior, já vencidos.
- Falta de Consultoria: Seu contador nunca ligou para sugerir uma mudança de regime tributário ou alertar sobre uma oportunidade de economia.
- Erros Recorrentes: Folha de pagamento com valores errados ou férias não calculadas.
Se você convive com isso, sua empresa está em risco. Você precisa de uma contabilidade consultiva de verdade.
O mito da burocracia: Trocar de contador é mais fácil do que parece
Muitos acham que precisam ir à Junta Comercial, à Receita Federal e à Prefeitura para avisar que mudaram de contador. Não é nada disso.
Toda a alteração é feita digitalmente. O novo contador (nós) altera o responsável técnico no cadastro do CNPJ perante a Receita e a Prefeitura de Salvador. O antigo contador tem a obrigação ética e legal de fornecer os dados.
Não existe “período sem contador”. A responsabilidade é transferida de um dia para o outro, sem lacunas que deixem sua empresa descoberta.
O Checklist da Migração Segura (Passo a Passo)
Para garantir que a transição seja suave, siga este roteiro de 3 passos:
1. Análise do Contrato Atual
Antes de tudo, pegue o contrato de prestação de serviços que você tem com o contador atual. Procure a cláusula de Rescisão. Geralmente, existe um “Aviso Prévio” (normalmente de 30 a 60 dias). Você precisa respeitar esse prazo para evitar multas contratuais, mas isso não impede que a migração comece. Durante o aviso prévio, a nova contabilidade já inicia o diagnóstico.
2. Comunicação de Encerramento (Modelo de Carta)
Você deve formalizar o pedido de cancelamento por escrito (e-mail é válido). Seja profissional e direto; não é necessário justificar ou brigar.
- Exemplo de texto: “Prezados, venho por meio desta comunicar o encerramento do contrato de prestação de serviços contábeis com esta empresa, cumprindo o aviso prévio de 30 dias a contar desta data. Solicito que preparem a documentação para transferência.”
3. A “Transferência de Responsabilidade Técnica”
Este é o documento mais importante. O antigo contador deve emitir o “Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica”. O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) estabelece o Código de Ética Profissional que obriga o profissional anterior a entregar todos os livros, senhas, declarações e documentos da sua empresa em tempo hábil. Reter documentos por qualquer motivo é infração ética grave.
O que a Digital.Cont faz por você durante a migração
Nós sabemos que falar com o contador antigo pode ser desconfortável. Por isso, na Digital.Cont, nós assumimos a linha de frente:
- Nós fazemos o contato: Após você enviar o e-mail de rescisão, nós entramos em contato com o escritório antigo para alinhar a entrega dos arquivos (XMLs, backups, folhas de ponto).
- Auditoria de Chegada: Assim que assumimos, fazemos uma auditoria tributária inicial para verificar se tudo foi entregue corretamente e se houve erros nos últimos 5 anos que precisam ser corrigidos.
- Regularização: Se o contador antigo deixou pendências, nós montamos um plano de ação para regularizar.
Trocar de contador é um ato de gestão. É escolher ter um parceiro estratégico ao seu lado. Se você busca um escritório de contabilidade em Salvador que trate sua empresa com a seriedade que ela merece, a migração é o primeiro passo para o seu crescimento.
FAQ: Perguntas Frequentes sobre Troca de Contador
Posso trocar de contador no meio do ano?
R: Sim, a qualquer momento. Não é necessário esperar o ano virar (janeiro); a troca pode ser feita em qualquer mês. O contador antigo será responsável pelas obrigações até a data do distrato, e o novo assume dali para frente, consolidando tudo na declaração anual posterior.
O contador antigo pode reter meus documentos por falta de pagamento?
R: Não. O Código de Ética do Contador proíbe expressamente a retenção de documentos da empresa (livros, guias, declarações) como forma de cobrança de honorários atrasados. A dívida deve ser cobrada pelos meios legais (judicialmente), mas a documentação pertence à empresa e deve ser entregue para não impedir a continuidade do negócio.
Quanto tempo demora a migração de contabilidade?
R: A parte burocrática (cadastro na Receita e Prefeitura) leva cerca de 2 a 5 dias úteis. A transferência completa do acervo documental depende da agilidade do antigo escritório, mas geralmente é concluída dentro do período de aviso prévio (30 dias). Na Digital.Cont, sua empresa não fica parada nem um dia sequer durante o processo.
